Delen

Workflow module

De workflow geeft in één oogopslag inzicht in de voortgang van de voertuigen binnen de werkplaats. Het scherm is ingedeeld in 5 verschillende statussen, binnen elke status word de werkorder getoond als een kaartje met daarop de meest belangrijke informatie.

Interesse in de module Workflow?
Mocht je deze module nog niet hebben, klik hier om contact met ons op te nemen.

Workflow statussen

Binnen de workflow zijn de volgende statussen te onderscheiden:

Afspraak

Inspectie

Wachten op toestemming

Onder handen

Gereed

De afspraak is gemaakt. Het voertuig kan op aan- of afwezig worden gezet

Het voertuig wordt geïnspecteerd. De volgende status is: Wachten op toestemming

Als het voertuig in deze kolom staat, kan je de wijzigingen en opmerkingen van de monteur zien, deze bewerken en hier eventueel prijzen toevoegen. Daarna kan via de tab "Verwerken" de offerte mailen naar de klant voor toestemming

Zodra de klant akkoord geeft schuift de werkorder door naar de kolom "Onder handen" De monteur ziet deze op de tablet verschijnen en kan ermee aan de slag

Als de monteur klaar is met de klus schuift hij de order door naar de laatste kolom "Gereed". De werkorder kan in deze status worden verwerkt tot factuur

Werkorders met het groene workflow icoon, kunnen in de workflow getoond worden.

Werkorder - workflow zichtbaar

Icoon voor de workflow in de werkorder

 = Deze werkorder wordt niet in de workflow getoond

 = Deze werkorder wordt wel in de workflow getoond

Zichtbaar in de workflow

Wanneer is een werkorder zichtbaar in het workflow scherm? De volgende criteria zorgen ervoor dat alleen de relevante werkorders in de workflow zichtbaar zijn: 

  1. In workflow staat op de: Groen

  2. Planningsdatum start is voor of op vandaag

  3. Planningsdatum eind is na of op vandaag

  4. De werkorder is nog niet gefactureerd


Automatisch toevoegen

Je kan de werkorders voor morgen automatisch laten toevoegen aan de workflow:

3. Orders - instellingen > Orders voor vandaag automatisch in de workflow zetten


Workflow op een tablet

De workflow werkt het beste als de monteur een tablet heeft om de workflow op te roepen en bewerken.

Acties binnen het werkflow scherm

workflow scherm

Overzicht van het workflow scherm

  1. Per order kun je aangeven of deze getoond moet worden in de Workflow. Met het plus teken bovenin het scherm van de workflow kun je kiezen welke orders er moeten worden toegevoegd aan het werkorder scherm

  2. De geselecteerde (blauwe) werkorder kan naar de volgende of vorige status worden verplaatst door middel van de pijltjes
    De monteur ziet alleen zijn werkorders, de werkplaatschef ziet alle werkorders

  3. Filteren van de werkorders op monteur/personeelslid

  4. Pauze, hiermee geef je aan dat je met pauze gaat, het klokken zal deze tijd boeken op pauze
    De monteur kan alleen zichzelf op pauze zetten, de werplaatschef kan de geselecteerde klokactie op pauze zetten

  5. Niet facturabele uren klokken, met deze keuze(s) kun je op niet facturabele uren klokken, zoals cursus of schoonmaken

  6. Verwijder alle gefactureerde orders uit de workflow met het vinkje

  7. Toon per monteur de werkorders die onder handen zijn en bekijk in één overzicht de geklokte uren 

  8. Hamburgermenu voor:

    1. Doorgewerkte pauzes - doorgewerkte pauzes boeken als werk in plaats van pauze

    2. Tijdsregistraties - open het Tijdsregistratie scherm

    3. Workflow opschonen - na de keuze van de datum worden alle orders ouder dan deze datum verwijderd van het workflow overzicht


Order kaart

De workflow bestaat uit een overzicht van werkorders in de vorm van een kaartje, elk kaartje toont de volgende informatie:

  1. Kenteken, merk, type - klik om het voertuig te openen - Note 1

  2. Voertuig nog niet binnen = oranje / voertuig binnen = groen,
    dit is alleen zichtbaar in de kolommen: afspraak en gereed

  3. Werkorder informatie: ordernummer, omschrijving, klant, klaar voordat
    klik op deze regel om de werkorder te openen

  4. Monteur(s) - monteurs die aan deze order gaan werken - Note 2

  5. APK nog niet uitgevoerd = rood / APK uitgevoerd = groen

Note 1:

  • Bij status Gereed, kan er een bolletje voor het kenteken komen

    • Rood bolletje - Order is nog niet gefactureerd

    • Groen bolletje - Order is gefactureerd

Note 2: 

  • Er kunnen maximaal 3 monteurs aan een werkorder gekoppeld worden

  • Door op je eigen icon te klikken wordt uren klokken gestart/gestopt op deze order zie ook: Urenregistratie.

  • Met het vergrootglas kan de gekoppelde monteur worden gewisseld. Dit icon is alleen zichtbaar als de ingelogde gebruiker de optie Workflow kiezen aan heeft staan in zijn profiel. Om dit aan te passen zie: Mijn profiel

Verwijderen van alle gefactureerde orders

Verwijder alle gefactureerde orders uit de workflow met het vinkje rechts boven. Voeg met het plusje links boven de nieuwe orders toe voor deze dag

Order meteen onder handen nemen

Het is niet noodzakelijk om al deze stappen te doorlopen. Je kunt een order meteen in de kolom onderhanden plaatsen als er geen inspectie, offerte of toestemming van de klant nodig is

Je kan ook via dit scherm de uren klokken, voor meer uitleg: Urenregistratie.


Gerelateerde artikelen

workflow
werkplaats
klokken
autoflex10
tijdsregistratie
Op deze pagina