Workflow voor de werkplaats (v2026)

Hoe werkt de workflow voor de werkplaats in Autoflex10 EVO? Hoe zie ik de status van een werkorder in de workflow? Hoe werkt tijdsregistratie vanuit de workflow? Hoe klokken monteurs op een werkorder? Hoe houd ik overzicht in de werkplaats met de workflow?

De workflow

De workflow voor de werkplaats geeft in één scherm inzicht in alles wat er op dat moment in de werkplaats gebeurt. Werkorders worden weergegeven als overzichtelijke kaarten die automatisch door verschillende statussen bewegen. Zo zie je direct welke voertuigen binnen zijn, welke nog gecontroleerd moeten worden, welke wachten op toestemming en welke klaar zijn voor aflevering.

De status van de werkorder kan snel en eenvoudig worden aangepast, dit kan op 3 verschillende manieren:

1. Drag & drop, de werkorder oppakken en neerzetten op de gewenste status

2. In het detail scherm kiezen voor de pijl acties onderin het scherm

3. De nieuwe status kiezen in het detail scherm

Uitleg over de onderdelen op het scherm

De workflow is opgebouwd uit vijf vaste statussen: Afspraak, Inspectie, Wacht op toestemming, Onder handen en Gereed. Binnen iedere kolom zie je de bijbehorende werkorders met de belangrijkste informatie, zoals kenteken, voertuiggegevens, klantnaam, planningstijd en gekoppelde monteurs. Hierdoor hoeft niemand meer te zoeken naar de actuele status van een voertuig.

Bovenin het scherm kun je wisselen tussen verschillende weergaven. Je kunt kiezen voor een overzicht per statuskolom, een workflowweergave of een tabelweergave. Daarnaast kun je direct nieuwe werkorders aanmaken, filteren op alle medewerkers of één specifieke medewerker en niet facturabele uren registreren. Zodra een medewerker begint met klokken, kleurt het klokicoon groen zodat direct zichtbaar is dat er tijd wordt geregistreerd.

Workflow scherm
Weergave mogelijkheid van de orders Overzicht per status kolom Flow informatie over de werkorder Tabel informatie over de werkorders Zoeken in de orders Acties Aanmaken van een nieuwe Werkorder Starten met klokken op: Niet facturabele uren Selecteer een niet facturabele uursoort Het icoontje wordt nu groen ten teken dat je uren aan het klokken bent Klik nogmaals op het icoontje om te stoppen met klokken Filter op: Iedereen of de huidige gebruiker Filter, op basis van het filter worden de order in de workflow getoond Workflow stappen, getoond als kolommen *1 Afspraak, Inspectie, Wacht op toestemming, Onder handen, Gereed Het groene klokje geeft aan dat op deze stap geklokt kan worden Het rode knopje geeft aan dat het klokken gestopt wordt Elke stap kan ingeklapt worden om ruimte te besparen Werkorder card actief in de workflow De groene balk in de card geeft aan dat er nu op geklokt wordt

Workflow op een klein scherm

Workflow tonen op een klein scherm
De werking van de workflow is op een klein scherm (voor tablet of iPad) hetzelfde als bij een groot scherm, de werkorder kaarten tonen alleen minder informatie om het beter passend te maken op het scherm

Werkorder in de workflow wisselen van status

Workflow status aanpassen van de werkorder
De status van de werkorder kan op deze 3 manieren aangepast worden Drag & drop, de werkorder oppakken en neerzetten op de gewenste status In het detail scherm kiezen voor de pijl acties onderin het scherm De nieuwe status kiezen in het detail scherm

Werkorder kaart

Op iedere werkorder kaart zie je belangrijke gegevens terug. Naast kenteken, merk en model wordt ook de aanwezigheid van het voertuig weergegeven. Een groene indicatie betekent dat het voertuig aanwezig is, terwijl een oranje indicatie aangeeft dat het voertuig afwezig is. Ook de omschrijving van de order, eventuele kleurcodering en de gekoppelde monteurs zijn direct zichtbaar.

Kaart
Informatie kaart over deze werkorder Kenteken Gekoppeld voertuig, Merk en model Ordernummer Gekoppelde relatie naam Planningsdatum van de order Start en eindtijd Aan/ afwezigheid van het voertuig Oranje is afwezig Groen is aanwezig Omschrijving en kleurcode van de order Gekoppelde monteur(s)

Werkorder kaart met klokken

Wanneer er op een werkorder wordt geklokt, verschijnt bovenaan de kaart een groene balk. Hierin zie je per medewerker de actuele looptijd van de registratie, samen met de naam van de medewerker. Als meerdere medewerkers tegelijk op dezelfde werkorder werken, krijgt iedere medewerker een eigen registratiebalk. Zo blijft direct zichtbaar wie waarmee bezig is en hoeveel tijd er wordt geschreven.

Kaart met klokken
Informatie kaart van een werkorder waarop nu geklokt wordt Groene balk om aan te geven dat er geklokt wordt Totale tijd in uren, minuten en seconden volledige naam van het personeelslid Tussen haakjes de verkorte naam van het personeelslid Er kan meer dan 1 personeelslid aan het klokken zijn op de order, voor elk personeelslid zie je 1 groen balk

Werkorder kaart gefactureerd

Gefactureerde werkorders blijven nog twee dagen zichtbaar in de workflow. Deze orders krijgen een blauwe achtergrond zodat duidelijk is dat de factuur al is gemaakt. Ook wordt de omschrijving gearceerd, vergelijkbaar met de planning. Daarna verdwijnt de order automatisch uit het overzicht.

Kaart met een order die gefactureerd is
Een order die gefactureerd is, krijgt een blauwe achtergrond kleur om duidelijk aan te geven dat deze order al gefactureerd is. De omschrijving van de order is nu ook gearceerd (net zoals dit in de planning het geval is) Voorbeeld: 06-10-2022 (zichtbaar)(factuurdatum) 07-10-2022 (zichtbaar) 08-10-2022 (zichtbaar) 09-10-2022 (niet meer zichtbaar)

Werkorder detail

Via de werkorderdetails kun je aanvullende informatie bekijken en aanpassen zonder de workflow te verlaten. Je kunt hier onder andere de omschrijving wijzigen, monteurs koppelen of ontkoppelen, afspraken aanpassen, notities toevoegen, voertuigen aanwezig of afwezig melden en de status van de werkorder wijzigen. Ook kun je direct een e-mail sturen naar de klant, de voertuiggeschiedenis bekijken of zelf op de werkorder gaan klokken.

Werkorder detail
De werkorder details kun je in dit scherm bekijken en enkele gegevens kun je ook aanpassen Werkorder, gegevens Kleur van de omschrijving Omschrijving zelf Acties: Werkorder wijzigen Werkorder tonen in het hoofdscherm Gekoppelde relatie Acties: Werkorder wijzigen Relatie tonen in het hoofdscherm Gekoppeld voertuig Acties: Werkorder wijzigen Voertuig tonen in het hoofdscherm Gekoppelde monteur(s) Met icoon: ‘prullenbak’ ontkoppel je de monteur met icoon: '+' voeg je een monteur toe Afspraak details De soort afspraak Halen / brengen informatie Vervangend vervoer, auto of fiets Planningsdatum+tijd van Planningsdatum+tijd tot Notitie Gekoppeld voertuig aan-/afwezig melden Werkorder uit de workflow halen De werkorder een andere status geven Historie van het gekoppelde voertuig E-mail sturen naar de gekoppelde relatie Klokken op deze werkorder Een tweede dialoog wordt getoond met de uursoort als deze monteur geen standaard urensoort heeft ingesteld, zie: App: Profiel

De workflow zorgt ervoor dat receptie, werkplaats en planning altijd naar dezelfde actuele informatie kijken. Hierdoor ontstaat meer rust op de werkvloer, worden uren nauwkeuriger geregistreerd en is direct zichtbaar waar een voertuig zich binnen het proces bevindt.