Planning werkplaats

De module Planning is alleen zichtbaar als je deze module hebt.

Interesse in de module Planning?
Mocht je deze module nog niet hebben, neem dan contact met ons op.

Bekijk ook onze instructievideo’s: Werkplaats module en Inkoop en Verkoop module.

Planning

Werkplaats → Planning

De planning starten via: menu: werkplaats → planning

2e scherm

De planning wordt in een nieuw scherm geopend, vooral met een 2e monitor is dit erg handig. Je kan zo snel schakelen tussen de werkorders van vandaag en de planning.

De planning is een kalender die gevuld is met werkorders en andere plannings items:

  1. Navigatie, geef hier aan welke dagen je zichtbaar wilt hebben in je planning.
     Hiermee ga je één periode terug in de Planning.
     Hiermee ga je één dag terug in de Planning.
     Hier kun je handmatig een datum ingeven om naartoe te gaan.
     Hiermee open je een kalender om aan te geven welke datum je wil zien in de Planning.
     Hiermee ga je terug naar de datum van vandaag.
     Hiermee ga je één dag verder in de Planning.
    Hiermee ga je één periode verder in de Planning.

  2. Sleep het aantal uur waarvoor je een Werkorder wil aanmaken of selecteer een knop ,, of   en sleep deze in de planning, deze kun je gebruiken als je uren wil blokkeren maar geen werkorder wilt aanmaken.

  3. Klik aan hoeveel dagen je zichtbaar wilt hebben in de planning, keuze uit 14 dagen, 7 dagen, 5 dagen of 1 dag

  4. Monteurs die je kunt gaan inplannen.

  5. Orders die nog niet zijn gekoppeld aan één of meerdere monteurs worden onderin bij de monteur met het vraagteken. Je kunt een order toewijzen door deze te verslepen naar de betreffende monteur.

  6. Groene achtergrond geeft aan de uren die beschikbaar zijn bij de monteur(s)n. Deze werktijden worden ook gebruikt voor het berekenen van de capaciteit per dag (balk bovenaan, met de tekst uren beschikbaar: x).
    In principe is de capaciteit het verschil tussen het aantal beschikbare uren en afhankelijk van de instelling het aantal uren dat gepland is per werkorder of het aantal uren in de planning (dus lengte van de afspraak zoals getoond in de planning zelf).
    De beschikbare uren worden bepaald door:

    • De ingevoerde werktijden per monteur (hiervoor moet bij de medewerker wel de functie 'Monteur' aangevinkt zijn)

    • Als bij een monteur voor een dag aangegeven is dat hij ziek is of vrij, of als er uren zijn gereserveerd dan worden deze uren afgetrokken van het totaal aan beschikbare uren

    • Ook de uren ingepland onder 'Vrije invoer' worden afgetrokken van het aantal beschikbare uren

    • En als laatste worden ook de ingevoerde pauzes hiervan afgetrokken

Staat je personeel hier niet?

Staan je monteurs hier niet tussen? klik dan Hier voor uitleg over Rechten bij Personeel

Snel schakelen

Door op de dag te klikken kun je snel schakelen tussen het overzicht van 1 dag en meerdere dagen

Vanuit de planning kunnen er orders worden aangemaakt door bij de betreffende monteur met de muis te slepen. Hierbij kan ook de tijdsduur van de order worden bepaald.
Na het loslaten zal er een werkorder worden aangemaakt en geopend voor de gekozen monteur, begin en eindtijd. Deze kun je achteraf zowel in de werkorder als in de planning aanpassen door de order te verplaatsen naar een andere monteur of door op de afspraak te klikken en hier de tijden aan te passen.

Door met de rechtermuisknop op een order te klikken kan er gekozen worden om het voertuig aanwezig te melden of de order uit de planning te verwijderen.

Door met de linkermuisknop op een order te klikken word er aanvullende informatie getoond. Hier kun je bijvoorbeeld rechtstreeks de omschrijving, begin-en eindtijd, de orderomschrijving aanpassen, maar ook reparatiehistorie raadplegen, de werkorder printen of afspraakbevestiging mailen.

TIP: Gegevens monteur

 Door in de planning op de afbeelding van de monteur te klikken, wordt er een nieuw venster geopend met de gegevens van de betreffende medewerker/monteur.

TIP: Pauzes invoeren

Pauzes kun je invoeren via Onderhoud (klik op je foto rechts bovenin).


Afspraak in de planning

Als je op de afspraak gaat staan in de planning, kan je een aantal gegevens aanpassen van de afspraak, zoals begin-en eindtijd.

Gefactureerde werkorder

         

Als de werkorder is gefactureerd wordt het vakje links in de afspraak groen, als de afspraak onder handen is of gereed, dan zal in de planning in de afspraak worden gearceerd 

Knoppen in de afspraak

In de afspraak staan onder aan een aantal knoppen:
: Verwijder de afspraak voor deze monteur

: Voertuig aanwezig, is nee is ja.

: Bekijk Voertuig historie

: Print de werkbon uit voor de monteur.

: Mail de klant een afspraakbevestiging (pas de tekst van de afspraakbevestiging aan bij Instellingen - Lay-outs).

: Gereed, venster sluiten.

Klik op de afspraak met je rechtermuisknop en dan kan je de afspraak verwijderen uit de planning of het voertuig melden dat het aanwezig is.

Iconen in de planning

Wat betekenen de iconen in het planningsscherm?

Icoon

Iconen per afspraak

Vervangend vervoer niet van toepassing

Klant wacht

Klant terugbrengen en ophalen

Klant terugbrengen, klant haalt zelf op

Klant brengt, auto terugbrengen

Voertuig halen en brengen

Voertuig halen, klant haalt zelf op

Wisselen auto

Vervangend vervoer - voertuig

Vervangend vervoer - fiets

Afspraak maken via de Autoflex APP?

Instellingen per gebruiker

Daarnaast zijn er nog een aantal instellingen die per gebruiker apart ingesteld kunnen worden.
Deze instellingen kunnen via Instellingen → Personeelsleden → tabblad Planning worden gewijzigd.

Op tab Planning

  • Niet op de planning tonen → gebruiker wordt niet in de planning weergegeven.

  • Volgorde in planning → bepaalt de volgorde in de planning voor de gebruiker. Hier voer je simpel weg een nummer in. 

  • Planning in apart venster →  opent de planning in een nieuw venster zodat deze op bijvoorbeeld een 2e beeldscherm weergegeven kan worden. Als je dit aanzet wordt de planning beeldvullend getoond.

Rapportage

Via de printknop in het overzicht van de werkorders kan er een rapport mbt tot de planning worden afgedrukt. Je kunt vooraf een datumbereik opgeven, filteren per monteur en/of soort afspraak. Op deze manier kun je bijvoorbeeld per personeelslid een overzicht opvragen van het aantal opgenomen snipperdagen. Zie ook: Rapportage Planning

Globale instellingen

In het instellingen scherm is een tabblad Planning.

  • Weergave vanaf → planning startijd.

  • Weergave tot → planning eindtijd.

  • Zaterdag niet tonen → zaterdag wel of niet tonen in de planning.

  • Zondag niet tonen  → zondag wel of niet tonen in de planning.

  • Toon capaciteit → toont op de 1e rij een rode of groene balk met daarin het aantal uren dat nog ingepland kan worden.

  • De manier van capaciteit berekenen: aan de hand van uren in de planning zelf of aan de hand van de aantal ingevoerde uren op tab invoer van de werkorder.

Gerelateerde artikelen


autoflex10
calender
online-afspraak
planning