Opvolgen

Hoe kan ik via een reparatieadvies een opvolgactie aanmaken? Welke acties in een werkorder genereren een opvolgactie? Of bekijk onze instructievideo over het opvolgen.

Reparatieadvies

Menu: Werkorder → Reparatieadvies
Vanuit de werkorder kunnen er meerdere reparatieadviezen worden aangemaakt. Deze kunt u aanmaken op de pagina algemeen van de werkorder. Een reparatieadvies is ook automatisch een opvolgactie. Voor meer informatie over het aanmaken hiervan zie: Algemeen - werkorder

Opvolgen

Daarnaast worden deze ook zichtbaar onder Relaties > Opvolgen. Hier zie je alle opvolgingen op opvolgdatum en kunt u meerdere selecties maken om de de lijst te specificeren.

Opvolgen - overzicht
Overzicht van de opvolgacties

Om de opvolging op te pakken klikt u op de datum van de opvolgactie. Je kunt nu een vervolgactie uitvoeren door te klikken op de 3 puntjes achter de tekst actie. Je kunt nu kiezen of u de klant wilt mailen, bellen, sms'en of dat u de opvolgactie wil afsluiten.

Opvolgen, opmerking
Kies via de 3 puntjes <…> voor de opvolgactie Kies uit de lijst voor één van de actie mogelijkheden Optioneel kun je een extra notitie toevoegen Kies een nieuwe datum voor de volgende opvolgactie De historie toont de vorige acties Kies 'V' om de opvolgactie te bewaren

Automatisch opvolg e-mail

Er zijn meerdere triggers waarbij het systeem automatisch een opvolgactie maakt, indien een voertuig is geselecteerd in een werkorder en:

• Volgende APK datum is ingevoerd en de datum is in de toekomst (en er is nog geen opvolgactie hiervoor aangemaakt).

• U kunt bij het verwerken van een order een vinkje zetten bij 'betreft onderhoud'. Als u dan de order verwerkt naar factuur kunt u de datums invullen van de volgende onderhoudsbeurten. Aan de hand van de datums die u invult worden er automatisch opvolgacties aangemaakt.

Verwerkingsscherm: Opvolg email
Na het afronden van het verwerkingschem wordt de opvolg actie aangemaakt

Onderstaande triggers zorgen ervoor dat er automatisch een opvolgactie wordt aangemaakt:

• Volgend onderhoudsdatum is ingevoerd en de datum is in de toekomst (en er is nog geen opvolgactie hiervoor aangemaakt).

• Distributieriem volgend onderhoudsdatum is ingevoerd en de datum is in de toekomst (en er is nog geen opvolgactie hiervoor aangemaakt)).

• Remolie volgend onderhoudsdatum is ingevoerd en de datum is in de toekomst (en er is nog geen opvolgactie hiervoor aangemaakt).

• Airco volgend onderhoudsdatum is ingevoerd en de datum is in de toekomst (en er is nog geen opvolgactie hiervoor aangemaakt).

• Banden vervangdatum is ingevoerd en de datum is in de toekomst (en er is nog geen opvolgactie hiervoor aangemaakt).

• Alarm uitvoeren voor datum is ingevoerd en de datum is in de toekomst (en er is nog geen opvolgactie hiervoor aangemaakt).

• Reparatieadviezen is aangepast, het is nu mogelijk meer dan één advies per werkorder aan te maken. De reparatieadviezen zijn voorzien van een opvolgdatum. Via de CRM opvolging kunnen de adviezen worden opgevolgd. Reparatieadviezen zitten gekoppeld aan het kenteken. Bij het aanmaken van een nieuwe werkorder worden alle openstaande opvolg reparatieadviezen getoond.

Voertuigen
Reparatieadvies zichtbaar bij het voertuig

De automatische e-mails voor opvolg momenten worden alléén verzonden wanneer aan onderstaande criteria wordt voldaan:

• Één of meer triggers zijn afgegaan zoals hierboven beschreven, en een opvolgtaak is aangemaakt, dit gebeurd bij het verwerken van een werkplaatsorder naar een factuur.

• Op het moment van het aanmaken van een opvolgtaak is er een e-mail template ingesteld voor de desbetreffende opvolgtaak,
  bijvoorbeeld: Voor de APK moet de e-mail template "STANDAARD EMAIL" of "OPVOLGEN APK" zijn ingesteld.
  Indien "OPVOLGEN APK" niet is ingesteld zal de e-mail template "STANDAARD EMAIL' worden gebruikt.

• Er een relatie is gekoppeld aan de order en er bij de relatie een standaard e-mail adres is ingesteld.

Wanneer aan bovenstaande criteria is voldaan, dan zal de e-mail 's ochtends om 06:00u worden verzonden.

Gerelateerde artikelen