Delen

Opvolgen

Hoe kan ik via een reparatie advies een opvolg actie aanmaken? Welke acties in een werkorder genereren een opvolg actie? Of bekijk onze instructievideo over het opvolgen.

Opvolgen is een onderdeel van de CRM module. Heb je interesse in deze module? Klik hier!

Reparatie advies

Werkorder → Reparatie advies

Vanuit de werkorder kunnen er meerdere reparatieadviezen worden aangemaakt, deze kunt u aanmaken op de pagina algemeen van de werkorder. Een reparatie advies is ook automatisch een opvolg actie. Voor meer informatie over het aanmaken hiervan zie: Algemeen - werkorder

Opvolgen

Daarnaast worden deze ook zichtbaar onder Relaties > Opvolgen. Hier zie je alle opvolgingen op opvolg datum en kunt u meerdere selecties maken om de de lijst te specificeren.

Opvolgen - overzicht

Overzicht van de opvolgacties

Om de opvolging op te pakken klikt u op de datum van de opvolgactie. Je kunt nu een vervolg actie uitvoeren door te klikken op de 3 puntjes achter de tekst actie. Je kunt nu kiezen of u de klant wilt mailen, bellen, sms'en of dat u de opvolgactie wil afsluiten.

Opvolgen, opmerking

  1. Kies via de 3 puntjes <…> voor de opvolgactie

  2. Kies uit de lijst voor één van de actie mogelijkheden

  3. Optioneel kun je een extra notitie toevoegen

  4. Kies een nieuwe datum voor de volgende opvolg actie

  5. De historie toont de vorige acties

  6. Kies 'V' om de opvolgactie te bewaren

Automatisch opvolg e-mail

Er zijn meerdere triggers waarbij het systeem automatisch een opvolgactie maakt, indien een voertuig is geselecteerd in een werkorder en:

  • Volgende APK datum is ingevoerd en de datum is in de toekomst (en er is nog geen opvolgactie hiervoor is aangemaakt).

  • U kunt bij het verwerken van een order een vinkje zetten bij 'betreft onderhoud'. Als u dan de order verwerkt naar factuur kunt u de datums invullen van de volgende onderhoudsbeurten. Aan de hand van de datums die u invult worden er automatisch opvolgacties aangemaakt.

Onderstaande triggers zorgen ervoor dat er automatisch een opvolgactie word aangemaakt:

  • Volgend onderhoudsdatum is ingevoerd en de datum is in de toekomst (en er is nog geen opvolgactie hiervoor is aangemaakt).

  • Distributieriem volgend onderhoudsdatum is ingevoerd en de datum is in de toekomst (en er is nog geen opvolgactie hiervoor is aangemaakt).

  • Remolie volgend onderhoudsdatum is ingevoerd en de datum is in de toekomst (en er is nog geen opvolgactie hiervoor is aangemaakt).

  • Airco volgend onderhoudsdatum is ingevoerd en de datum is in de toekomst (en er is nog geen opvolgactie hiervoor is aangemaakt).

  • Banden vervangdatum is ingevoerd en de datum is in de toekomst (en er is nog geen opvolgactie hiervoor is aangemaakt).

  • Alarm uitvoeren voor datum is ingevoerd en de datum is in de toekomst (en er is nog geen opvolgactie hiervoor is aangemaakt).

  • Reparatieadviezen is aangepast, het is nu mogelijk meer dan één advies per werkorder aan te maken. De reparatieadviezen zijn voorzien van een opvolgdatum. Via de CRM opvolging kunnen de adviezen worden opgevolgd. Reparatieadviezen zitten gekoppeld aan het kenteken. Bij het aanmaken van een nieuwe werkorder worden alle openstaande opvolg reparatieadviezen getoond.

Voertuigen

Reparatie advies zichtbaar bij het voertuig

De automatische e-mails voor opvolg momenten worden alléén verzonden wanneer aan onderstaande criteria wordt voldaan:

  • Eén of meer triggers zijn afgegaan zoals hierboven beschreven, en een opvolgtaak is aangemaakt, dit gebeurd bij het verwerken van een werkplaatsorder naar een factuur.

  • Op het moment van het aanmaken van een opvolgtaak is er een e-mail template ingesteld voor de desbetreffende opvolgtaak,
    bijvoorbeeld: Voor de APK moet de e-mail template "STANDAARD EMAIL" of "OPVOLGEN APK" zijn ingesteld.
    Indien "OPVOLGEN APK" niet is ingesteld zal de e-mail template "STANDAARD EMAIL' worden gebruikt.

  • Er een relatie is gekoppeld aan de order en er bij de relatie een standaard e-mail adres is ingesteld.

Wanneer aan bovenstaande criteria is voldaan, dan zal de e-mail 's ochtends om 06:00u worden verzonden.

Gerelateerde artikelen



reparatieadviezen
opvolgen
autoflex10
crm
reparatie
adviezen