ROB-NET (elektronisch factureren)

Hoe werkt het maken van de werkorders in Autoflex voor het ROB? Hoe kan ik een werkorder maken voor een lease voertuig? Als ik een lease-auto heb voor de werkplaats hoe koppel ik dit met het ROB?

Interesse in de ROB koppeling?
klik hier om contact met ons op te nemen.

Wat is ROB?

Het systeem voor de administratieve communicatie tussen leasemaatschappij en leverancier op het gebied van Reparatie, Onderhoud, Banden en Vervangend Vervoer. Voor meer informatie over ROB ga naar: ROB NET. Koppel je ROB account aan Autoflex, om efficiënter te werken.

Video

In onderstaande video leer je de werkwijze van ROB in Autoflex in slechts 1 minuut. De handmatige stappen en instellingen die hierbij nodig zijn vindt je onder de video.

1. Leasemaatschappij

Maak de leasemaatschappij in de relatielijst als relatie aan, dit hoeft maar één keer.

Relatie - Leasemaatschappij

  1. Relatie aangemaakt en gekoppeld aan het lease bedrijf.

2. Voertuig

Koppel de leasemaatschappij als eigenaar aan het voertuig. De berijder van het voertuig krijgt de rol Bestuurder.

Voertuig

  1. Voertuig koppelen met Leasemaatschappij als eigenaar.

De bestuurder kan natuurlijk ook gekoppeld worden.

3. Werkorder

Maak een werkorder met een voertuig die gekoppeld is aan de leasemaatschappij.

ROB werkorder

Tab: Algemeen

  1. Relatie: Leasemaatschappij

  2. Voertuig: kies een voertuig

  3. Omschrijving: kies een een omschrijving

  4. Voer ook altijd een geldige tellerstand in

Het ROB ordernummer is nog niet ingevuld dit wordt automatisch gedaan in één van de volgende stappen.

Op de tab: Invoer, voeg onderdelen en arbeid toe aan de order

Ga nu naar de ROB tab om de informatie over de ROB order en contract informatie te bekijken

Tab: ROB

  1. Je vind hier alle contract informatie van dit voertuig. Wat mag er gedaan worden, welke huurvoertuigen mogen er berekend worden en wat mag zit er niet in het reparatie contract.

  2. Met de ROB knop maak je de order aan bij het ROB-net

    1. Na het klikken op deze knop krijg je de vraag of je een opmerking wil toevoegen voor de Lease Maatschappij, deze is optioneel

    2. De order wordt nu in het ROB aangemaakt, de volgende informatie wordt volledig automatisch voor je ingevuld:
      - alle informatie van de relatie
      - alle voertuig gegevens
      - de werkorder gegevens; datum van de order, het ordernummer

    3. Controleer alle gegevens en vul deze eventueel aan

  1. Alle informatie voor de order van het voertuig staat nu in het ROB

ROB orderregels

Verwerk de order nu zoals je gewend bent in de ROB interface.

  1. Kies: Reparatie & Onderhoud, om de details in te vullen

Voeg alle: Activiteiten toe, zorg ervoor dat de bedragen hetzelfde zijn als op de werkorder

Na het invullen van alle activiteiten, kies: Opslaan - toon werkopdracht

  1. Kies nu voor: Akkoord aanvragen, bij de Leasemaatschappij

Je kan nu de ROB interface afsluiten en verder werken in Autoflex.

ROB informatie in de werkorder

In een order die actief is bij het ROB is de volgende informatie zichtbaar.

  1. ROB icoon om aan te geven dat deze order bij het ROB actief is

  2. Acties:

    1. Oog icoon = Open deze order in de ROB interface

    2. Pijl icoon = Zet alle Activiteiten van de ROB order als werkorder regels op deze order

  3. Status van de ROB order

  4. Order informatie

  5. Detail status informatie van de Leasemaatschappij voor deze order en de activiteiten

Werkorder afronden

4. Voeg vervangend vervoer toe

Nieuwe werkopdracht aanmaken

Door op de knop werkopdracht te klikken wordt het bovenstaand scherm getoond:

Hierin voert het garagebedrijf het kenteken, meldcode en tellerstand van het voertuig in en het werkbonnummer uit Autoflex (ordernummer).
Als deze gegevens zijn ingevoerd klikt het garagebedrijf op de knop “reparatie en onderhoud” of “banden”.

Dan kan de werkopdracht verder ingevoerd worden door “activiteiten“ te selecteren.
Per activiteit moeten een aantal dingen worden geselecteerd en een bedrag (exclusief BTW) ingevoerd worden. Belangrijk is dat het totaal van de activiteiten gelijk is aan het totaal van de order in Autoflex.

Als de werkopdracht volledig is ingevoerd, wordt er akkoord aangevraagd bij de leasemaatschappij. De werkopdracht is nu klaar om beoordeeld te worden door de leasemaatschappij.

Nadat de leasemaatschappij de werkopdracht akkoord heeft bevonden, kan deze verwerkt worden naar een factuur. In de verwerking wordt er eerst gecontroleerd of de order kan worden gefactureerd.

Hierna is de order gefactureerd en zijn er verder geen handelingen nodig.

5. Overzicht van alle openstaande ROB orders

ROB overzicht

Kies in de werkorder, hamburger menu → ROB, om het ROB overzicht te openen

Het ROB overzicht wordt nu getoond, hierin zie je alle openstaande orders en de status van deze order

  1. Door op het Ordernr. te klikken opent de werkorder in Autoflex

  2. Door op het ROB nr. te klikken opent de order in ROB

Gerelateerde artikelen

rob
rob-net
lease
autoflex10