Delen

Email/SMTP instellingen

In dit document wordt uitgelegd hoe je voor het e-mailen vanuit Autoflex 10 gebruik kunt maken van je eigen e-mail gegevens. Met behulp van onderstaande stappen kan je zelf (of je systeembeheerder) je eigen SMTP gegevens gebruiken.

Personeel

Voor elke gebruiker moeten de volgende velden op het personeelslid tab Email instellingen worden ingevuld:

  • SMTP adres

  • SMTP poort

  • Inlognaam

  • Wachtwoord

  • optioneel: Gebruik geen TLS

Autoflex - Personeelslid / Mijn profiel

SMTP instellingen per personeelslid

Daarnaast moet je zorgen dat jouw SMTP server altijd draait, e-mail goed doorstuurt en de SPF + DKIM zijn geconfigureerd!

Dit zijn zaken die Autoflex NIET voor je kan inrichten, dit zal je zelf moeten regelen.

SPF problemen

Op deze pagina wordt uitgebreid uitleg gegeven over alles omtrent de SPF records: https://www.dmarcanalyzer.com/spf/how-to-create-an-spf-txt-record/

SPF werkt met een TXT DNS key die er zo uit moet zien:

turbo-smtp_domainkey.email
TXT
"v=spf1 include: turbo-smtp.com ?all"

In dit voorbeeld gebruiken we de gegevens van Turbo SMTP. Uiteraard moet je deze vervangen jouw eigen SMTP gegevens. 
Met de MX toolbox (https://mxtoolbox.com/spf.aspx) kun je controleren of de TXT DNS key aanwezig is en de juiste waarde heeft.

MX Toolbox

Controle DNS instellingen

DKIM problemen

DKIM werkt met 2 TXT DNS keys

Dit kan Autoflex niet voor je instellen, je moet dit zelf doen. De acties bestaan uit 2 stappen,

  1. Mail server voorzien van DKIM key

  2. DNS voorzien van DKIM key voor meer info zie: https://dkimcore.org/tools/keys.html

Algemeen tips voor e-mailberichten

Hier onder nog een aantal algemene guide-lines:

  • Zorg ervoor dat er genoeg tekst in de email staat

  • Plaatjes niet groter dan 800x600 pixels

  • Kies 1 duidelijk lettertype

  • Duidelijk en eenvoudige HTML code

  • Gebruik geen Spam Trigger Woorden, zoals: amazing, cancel at any time, check or money order, click here, congratulations, dear friend, for only ($), free or toll-free, great offer, guarantee, increase sales, order now, promise you, risk free, special promotion, this is not spam, winner

  • Voor meer info zie: https://optinmonster.com/11-reasons-why-your-emails-go-in-the-spam-box-and-how-to-make-sure-they-dont/

  • Controleer je email bericht via: www.mail-tester.com

Controle

Om te controleren of de email instellingen correct zijn en of de email niet als spam gezien wordt kun je de volgende test doen

  1. Controleer of jouw domein niet op een blacklist staat: https://mxtoolbox.com/

  2. Verstuur een test email vanuit

  • http://dkimvalidator.com/ 

  • Je krijgt hier een uniek email adres, '[email protected]

  • Verstuur een afspraak bevestiging vanuit de werkorders naar dit unieke adres

  • Zodra de email door Autoflex 10 is verstuurd kun je op de dkimvalidator.com website de controle doen

  • Je krijgt dan een pagina zoals hieronder te zien

Resultaat scherm

Validatie van de verzonden e-mail


Het resultaat kan er in eerste opzicht technisch uitzien maar bestaat uit de volgende logisch onderdelen:

  1. Original Message = MIME mail
    Het originele MIME mail 'raw' bericht

  2. DKIM Informatie blok = Domain Keys Identified Mail (DKIM)
    Dit is de digitale signature die wordt toegevoegd zodat de verzender gegevens kunnen worden gecontroleerd.
    LET OP, onderin dit blok moet het volgende staan:
    result = pass

  3. SPF Information = Sender Policy Framework (SPF)
    Dit is controle informatie die DNS informatie koppelt aan een email adres
    LET OP, onderin dit blok moet het volgende staan:
    Result code: pass

  4. SpamAssassin blok = Apache SpamAssassin is the #1 Open Source anti-spam platform
    Dit is de bekendste email spam controle tool
    LET OP, de score die hier staat moet zo laag mogelijk zijn.

Gerelateerde artikelen

autoflex10
smtp
faq10
email
mail
mailen
mailing