Veel voorkomende foutmeldingen synchroniseren boekhouding, grossiers en RDW koppelingen

Forbidden bij aanmaken relatie

Uitleg: Internal id voor deze relatie komt niet overeen met het id van Exact. Naast het relatienummer krijgt elke klant ook een extra ID. Als deze niet meer synchroon zijn met de boekhouding dan geeft dit foutmeldingen.

Oplossing: Opnieuw authentiseren

Helpt dit niet dan kan de servicedesk de interne IDs wissen.

<message xml:lang="">Forbidden</message>

Uitleg: Internal id voor deze relatie komt niet overeen met het id van Exact.

Oplossing: Opnieuw authentiseren

Helpt dit niet: Probeer dan een ander inlogaccount met authenticatie.

Exporteren niet gelukt: Bestaat reeds:  [ factuur specifieke informatie ]

Uitleg: Meestal komt deze foutmelding voor wanneer het betreffende factuurnummer al bezet is in Exact. Exact staat dan niet toe dat er een nieuwe factuur aangemaakt mag worden met het gebruikte factuurnummer.

Oplossing:  Verifieer eerst in exact of het factuurnummer daadwerkelijk is gebruikt (voor een andere factuur) als dit het geval is dan zijn er een aantal mogelijkheden die hieronder besproken worden. 

Optie 1 (factuurnummer is geverifieerd in exact): probeer het factuurnummer in Exact te wijzigen of te laten verwijderen (altijd in overleg met de boekhouder!) zodat het betreffende factuurnummer weer vrij komt.

Optie 2: Als het echt niet anders kan dan is het mogelijk om de wijziging in Autoflex door te voeren. Neem hiervoor contact op met de Servicedesk.

http put 400

Uitleg: Autoflex kan geen verbinding meer krijgen met de administratie in Exact.

Oplossing: Vaak is opnieuw Authentiseren de oplossing.
Kijk voot uitleg op ed volgende pagina: https://docs.autoflex10.nl/wiki/x/AoAlAg

Ook komt het voor dat de server van Exact tijdelijk niet bereikbaar is. De servicedesk van Exact kan hier meer over vertellen

The request is invalid.

Uitleg: Controleer de Logging via de instellingen. Hier staan vaak duidelijkere meldingen in zoals: Factuurdatum moet staan tussen 1900 en 2200.

BOE-0039
De boeking is niet in balans Bij een journaalpost moeten debet en credit in balans zijn

Uitleg: Er zijn meerdere oorzaken mogelijk.

1. Er wordt op een order geboekt naar een grootboek maar met verschillende btw codes. Check Boekingsregels

2. Er wordt iets verkocht aan een particulier in EU of buiten EU. Er is gekozen voor omzetgroep Export. Terwijl de particulier de belastingen in het land van aanschaf, dus hier NL, gewoon moet betalen. De omzetgroep moet dus gewoon btw of marge zijn.
   BTW kan de particulier achteraf terug vragen zie ook Belastingdienst

BOE-0069
De opgegeven BTW is niet geldig Btwsoort is niet correct

Uitleg: Bij deze melding is er bijna altijd een mismatch tussen de grootboekrekening + btw code in Autoflex met de grootboekrekening + btw code in SnelStart.

Oplossing: Het issue is op te lossen door de boekingsregels van de betreffende factuur te bekijken en hierbij de weergegeven grootboekrekeningen + btw code te vergelijken tussen beide pakketten. Wanneer meerdere facturen deze foutmelding geven kunnen je zoeken naar het grootboekrekening + btw code dat overeenkomt.

Als de mismatch is gevonden dan is het een kwestie van het gelijkmaken van de instelling van de grootboekrekening + btw code tussen beide pakketten. 

Verander nooit zomaar instellingen in het rekenschema tussen Autoflex en SnelStart als je niet zeker weet wat de impact van de wijziging kan zijn.

Raadpleeg bij twijfel altijd jouw boekhouder contact om te controleren of de betreffende wijziging doorgevoerd mag worden.

In sommige gevallen wordt er ook van uitgebreid journaliseren gebruikt gemaakt. Wanneer uitgebreid journaliseren van toepassing is dan moeten ook de grootboekrekeningen + btw codes van de betreffende omzetgroep bekeken worden voor de velden voor / tegenrekening kostprijs / Inkoop t.b.v. BTW.

BOE-0080
bij deze klant is boeken op een omzetrekening EU niet toegestaan

Uitleg: Klant is bedrijf maar heeft geen btw nummer, of
Klant staat in boekhoudpakket als bedrijf maar in AF10 als particulier.
Oplossing: Klant op buitenland zetten en BTW nummer moet aanwezig zijn. Klant vergelijken in beide pakketten.

REL-XXXX
Het opgegeven nummer is geen geldig btw-nummer

Uitleg: Wanneer het BTW nummer in Autoflex correct is en hiervoor in de stamgegevens van de relatie een groen vinkje zichtbaar is kan het zijn dat je alsnog de melding bij het synchroniseren krijgt dat het BTW nummer niet juist is. 

De oorzaak van dit issue ligt in de landcode die Autoflex doorgeeft aan SnelStart. In een oudere SnelStart versie had de klant een landcode bestaande uit 2 letters en later zijn dit 3 letters geworden. In deze gevallen zit er vaak een andere landcode gekoppeld aan de relatie in SnelStart waardoor de fout ontstaat. Wat er gebeurd is dat Autoflex een andere landcode doorgeeft dan de landcode die bij de klant in SnelStart gekoppeld staat.

Oplossing: De workaround is om het nieuwe BTW nummer handmatig in te voeren bij de relatie in SnelStart.

REL-0005
Relatie niet gevonden

Uitleg: Relatie is in SnelStart verwijderd:

Oplossing: Dit kan je oplossen door op relaties te klikken in Snelstart > Klanten en dan even de verwijderde klant zoeken en terugzetten door (prullenbak knopje “terugzetten”) te klikken.

REL-0008
Relatiecode reeds in gebruik

Uitleg: Naast het relatienummer heeft elke klant ook een extra ID. Deze zijn niet meer gelijk tussen SnelStart en Autoflex.

Oplossing: Neem hiervoor contact op met Servicedesk van Autoflex. Zij kunnen het ID uit Autoflex verwijderen zodat er weer gesynchroniseerd kan worden.
Het is wel nodig dat je dan opnieuw inlogt in Autoflex. Daarna kun je weer synchroniseren.

REL-0087
De Btw landcode komt niet overeen met de landcode van het vestigingsadres

Uitleg: De relatie waar de order op is gemaakt heeft een btw nummer, deze moet matchen met het land van de relatie.
Voorbeelden:
Nederlandse klant: BTW nr begint met NL……
Duitse klant: BTW nr begint met DE…..
Spaanse klant: BTW nr begint met ES…..

Oplossing: Contoleer of het btw nummer bij de relatie met de juiste letters begint en dat het adres van de relatie op het juiste land staat.

Staat de relatie op Nederland, of blanco, en het btw nummer op DE…. dan krijg je deze fout.

Bij verkopen binnen Europa is de verkoper verplicht het btw nummer van de zakelijke relatie op de bon te zetten.
Dit geldt dus niet voor particulieren, deze hebben geen btw nummer en betalen dus gewoon de Nederlandse belastingen.

Het btw nummer moet aaneengesloten worden ingevoerd, dus geen spaties, punten of streepjes ertussen!

REL-0088
Het opgegeven nummer is geen geldig BTW nummer

Uitleg: Het BTW nummer moet op een bepaalde manier zijn opgebouwd bijv. Landcode, 9 cijfers, letter, 2 cijfers.
NL123456789B01
Deze opbouw kan verschillen per land, Het boekhoudpakket controleert dit en geeft een melding terug als de opbouw niet klopt vergeleken met de verwachte opbouw.
Oplossing:
Controleer het BTW nummer bij de belastingdienst. Eventueel kun je de klant handmatig aanmaken in boekhoudpakket .

Ongeldige XML
Factuurnummer 20190761 betreft VK H-648-KF | Audi E-Tron 55 Advanced Factuur: 20190761 niet doorgeboekt
Ongeldige XML - het element 'performancetype' mag niet worden aangeleverd.
Ongeldige XML - het element 'performancecountry' mag niet worden aangeleverd.
Ongeldige XML - het element 'performancevatnumber' mag niet worden aangeleverd.

Uitleg: In de factuur is een verkeerde omzetgroep gekozen.
EU LEVERIN |EU levering geen BTW
Deze omzetgroep heeft een btw code VE (verkoop binnen EU) met sectie 3B.

Op basis van de sectie 3B wordt er een extra soort boeking gedaan voor de ICL rapportage in Twinfield.
Doordat er een Nederlandse relatie aan de orde zit gekoppeld, zal Twinfield de mutatie niet accepteren.

Oplossing: Controleer de relatie in Autoflex en zet deze op het juiste land.

Melding: Factuur …. niet doorgeboekt vrij tekst veld 1 niet toegestaan

Uitleg: Het dagboek is niet ingericht om de pdf bijlage te ontvangen zie: Twinfield inrichting PDF link om dit op te lossen

Inloggen mislukt

Uitleg: De boekhouding is niet meer gekoppeld.

Oplossing: De boekhouding moet opnieuw gekoppeld worden. Kijk voor uitleg: https://docs.autoflex10.nl/wiki/x/NQBUFw

Boekjaar niet zichtbaar

Uitleg: Dit komt meestal voor aan het begin van een nieuw boekjaar. Het nieuwe boekjaar is nog niet bekend.

Oplossing: Klik in Autoflex op Instellingen en vervolgens op het tabblad Financieel. Druk nu op de knop 'Boekjaren'. Het nieuwe boekjaar wordt nu opgehaald.