Verwerkersovereenkomst Autoflex (AVG)
Klant, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer xxxxxxxx (hierna: Verwerkingsverantwoordelijke),
en
Autoflex B.V., Voorthuizerstraat 16a, 3881 SH te Putten, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 08214129 (hierna: Verwerker),
overwegende, dat
Verwerkingsverantwoordelijke bepaalde vormen van verwerking wil laten verrichten door Verwerker, waarbij Verwerkingsverantwoordelijke het doel en de middelen aanwijst,
Verwerker hiertoe bereid is en tevens bereid is verplichtingen omtrent beveiliging en andere aspecten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: ‘AVG’) na te komen, voor zover dit binnen zijn macht ligt,
Partijen, mede gelet op het vereiste uit artikel 28 lid 3 van de AVG, hun rechten en plichten schriftelijk wensen vast te leggen,
zijn het volgende overeengekomen:
1. Doeleinden van de verwerking
Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden ten behoeve van het uitvoeren van de afgenomen ICT diensten in het kader van Cloud, Security, Web & Software. Hieronder kunnen de volgende diensten vallen: het gebruiken van Autoflex software op een eigen computersysteem of op een door Autoflex B.V. gehost systeem.
Plus die doeleinden die daarmee redelijkerwijs samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald. Verwerker zal in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke enkel de (bijzondere) persoonsgegevens verwerken die in het kader van deze Verwerkersovereenkomst door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker zijn verstrekt voor de in deze Verwerkersovereenkomst vastgestelde doeleinden. Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld. Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst zijn genoemd.De in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke te Verwerken persoonsgegevens blijven eigendom van Verwerkingsverantwoordelijke en/of de betreffende betrokkenen.
Verwerkingsverantwoordelijke staat er voor in dat het een register zal bijhouden van de onder deze Verwerkersovereenkomst geregelde verwerkingen. Verwerkingsverantwoordelijke vrijwaart Verwerker tegen alle aanspraken en claims die verband houden met het niet of niet juist naleven van de registerplicht.
2. Verplichtingen Verwerker
Ten aanzien van de in artikel 1 genoemde verwerkingen zal Verwerker zorg dragen voor de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval begrepen de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de AVG.
Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, op diens eerste verzoek daartoe, informeren over de door haar genomen maatregelen aangaande haar verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst.
De verplichtingen van de Verwerker die uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Verwerker, waaronder begrepen maar niet beperkt tot werknemers, in de ruimste zin van het woord.
Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke de noodzakelijke medewerking verlenen wanneer er in het kader van een verwerking een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, ook wel data protection impact assessment (DPIA) of voorafgaande raadpleging van de toezichthouder, noodzakelijk mocht zijn.
3. Doorgifte van persoonsgegevens
Verwerker mag de persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europese Unie. Doorgifte naar landen buiten de Europese Unie is verboden.
Verwerker geeft opgeslagen data van de Verwerkingsverantwoordelijke in de Autoflex software uitsluitend door aan Marketeers in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke. Dit gebeurt door middel van een geautomatiseerd proces.
4. Verdeling van verantwoordelijkheid
De toegestane verwerkingen zullen door Verwerker worden uitgevoerd binnen een (semi-) geautomatiseerde omgeving.
Verwerker is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens onder deze Verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke en onder de uitdrukkelijke (eind-)verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen, maar niet beperkt tot, de verzameling van de persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden, is Verwerker uitdrukkelijk niet verantwoordelijk.
Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze Overeenkomst, niet onrechtmatig is en geen inbreuk maken op enig recht van derden.
5. Inschakelen van derden of onderaannemers
Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker hierbij toestemming om bij de verwerking van persoonsgegevens, op grond van deze Verwerkersovereenkomst, gebruik te maken van een derde met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving.
Een overzicht van de door Verwerker ingeschakelde derden is opgenomen onder bijlage 1. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om tegen enige, door Verwerker ingeschakelde derden, bezwaar te maken. Wanneer Verwerkingsverantwoordelijke bezwaar maakt tegen door de Verwerker ingeschakelde derden, zullen Partijen onderling in overleg treden om hiertoe tot een oplossing te komen.
Verwerker zorgt er voor dat deze derden schriftelijk dezelfde plichten op zich nemen als tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker zijn overeengekomen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
6. Beveiliging
Verwerker zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).
In het datacenter van waaruit de dienstverlening geschiedt, zijn in ieder geval de volgende maatregelen genomen: Logische toegangscontrole, optioneel gebruik makend van: wachtwoorden, persoonsgebonden toegangspasjes, biometrische verificatie;
Fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging;
Encryptie (versleuteling) van digitale backup bestanden met persoonsgegevens;
Organisatorische maatregelen voor toegangsbeveiliging;
Steekproefsgewijze controle op naleving beleid;
Beveiliging van netwerkverbindingen via Secure Socket Layer (SSL) technologie;
Een beveiligd intern netwerk;
Doelgebonden toegangsbeperkingen;
Controle op toegekende bevoegdheden.
Verwerker staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. Indien een uitdrukkelijk omschreven beveiliging in de Verwerkersovereenkomst ontbreekt, zal Verwerker zich inspannen de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.
Verwerkingsverantwoordelijke stelt enkel persoonsgegevens aan Verwerker ter beschikking voor verwerking, indien zij zich er van heeft verzekerd dat de vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen. Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van de door Partijen afgesproken maatregelen.
7. Meldplicht
In het geval van een datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens), betrekking hebbende op de persoonsgegevens van Verwerkingsverantwoordelijke, zal Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld, dan wel binnen 24 uur nadat het lek bij Verwerker bekend is geworden, daarover infomeren, naar aanleiding waarvan de Verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt of zij de betrokkene(n) en/of de relevante toezichthouder(s) zal informeren of niet. Verwerker spant zich naar beste kunnen in om de verstrekte informatie volledig, correct en accuraat te maken. De meldplicht geldt ongeacht de impact van het lek.
Indien de wet- en/of regelgeving dit vereist zal Verwerker meewerken aan het informeren van de terzake relevante autoriteiten en/of betrokkenen.
De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest. Daarnaast behelst de meldplicht:
de datum waarop het lek heeft plaatsgevonden (indien geen exacte datum bekend is: de periode waarbinnen het lek heeft plaatsgevonden);
wat de (vermeende) oorzaak is van het lek;
de datum en het tijdstip waarop het lek bekend is geworden bij Verwerker of bij een door hem ingeschakelde derde of onderaannemer;
een omschrijving van de groep personen van wie gegevens zijn gelekt, inclusief het soort of de soorten persoonsgegevens die gelekt zijn;
of de gegevens versleuteld, gehasht of op een andere manier onbegrijpelijk of ontoegankelijk zijn gemaakt voor onbevoegden;
wat de voorgenomen en/of reeds ondernomen maatregelen zijn om het lek te dichten en om de gevolgen van het lek te beperken;
contactgegevens voor de opvolging van de melding.
8. Afhandeling verzoeken van betrokkenen
In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van zijn/haar wettelijke rechten richt aan Verwerker, zal Verwerker het verzoek doorsturen aan Verwerkingsverantwoordelijke en de betrokkene hiervan op de hoogte stellen. Verwerkingsverantwoordelijke zal het verzoek vervolgens verder zelfstandig afhandelen.
In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van een van zijn wettelijke rechten richt aan Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker, indien Verwerkingsverantwoordelijke dit verlangt, medewerking verlenen voor zover dit mogelijk en redelijk is. Verwerker mag hiervoor redelijke kosten bij Verwerkingsverantwoordelijke in rekening brengen.
9. Geheimhouding en vertrouwelijkheid
Op alle persoonsgegevens die Verwerker van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. Verwerker zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor zij deze heeft verkregen, zelfs niet wanneer deze in een zodanige vorm is gebracht zodat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is.
Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.
10. Audit
Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om audits uit te laten voeren door een onafhankelijke ICT-deskundige die aan geheimhouding is gebonden ter controle van naleving van alle punten uit de Verwerkersovereenkomst.
Deze audit vindt uitsluitend plaatst nadat Verwerkingsverantwoordelijke de bij Verwerker aanwezige soortgelijke auditrapportages heeft opgevraagd, beoordeeld en redelijke argumenten aanbrengt die een door Verwerkingsverantwoordelijke geïnitieerde audit alsnog rechtvaardigen. Een dergelijke audit wordt gerechtvaardigd wanneer de bij Verwerker aanwezige soortgelijke auditrapportages geen of onvoldoende uitsluitsel geven over het naleven van deze Verwerkersovereenkomst door Verwerker. De door Verwerkingsverantwoordelijke geïnitieerde audit vindt twee weken na voorafgaande aankondiging door Verwerkingsverantwoordelijke, en maximaal eens per jaar plaats.
Bij plaatsvinden van een audit zal alle redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, en medewerkers zo tijdig mogelijk en binnen een redelijke termijn, waarbij een termijn van maximaal twee weken redelijk is, ter beschikking gesteld worden. Verwerkingsverantwoordelijke zal er zorg voor dragen dat de audit een zo min mogelijk bedrijfsverstorend effect op de overige werkzaamheden van Verwerker veroorzaakt.
De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Partijen in onderling overleg worden beoordeeld en, naar aanleiding daarvan, al dan niet worden doorgevoerd door één van de Partijen of door beide Partijen gezamenlijk.
De kosten van de audit worden door Verwerkingsverantwoordelijke gedragen.
11. Aansprakelijkheid en boetebepalingen
Verwerker is enkel aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van deze Verwerkersovereenkomst en die is ontstaan door de werkzaamheden van Verwerker. Voor indirecte schade is Verwerker niet aansprakelijk, tenzij Verwerkingsverantwoordelijke bewijst dat een en ander is veroorzaakt door opzet of daaraan gelijk te stellen grove schuld van de bedrijfsleiding van Verwerker.
De aansprakelijkheid van Verwerker is per gebeurtenis (een reeks opeenvolgende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis) beperkt tot de vergoeding van directe schade, tot maximaal het bedrag van de door Verwerker ontvangen vergoedingen voor de werkzaamheden onder deze Verwerkersovereenkomst over drie maanden voorafgaande aan de schadeveroorzakende gebeurtenis. De aansprakelijkheid van Verwerker voor directe schade zal in totaal nooit meer bedragen dan EUR 15.000.
Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan alle schade bestaande uit:
schade direct toegebracht aan stoffelijke zaken (“zaakschade”);
redelijke en aantoonbare kosten om de Verwerker er toe te manen de Verwerkersovereenkomst (weer) deugdelijk na te komen;
redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade voor zover betrekking hebbende op de directe schade zoals hier bedoeld is; en
redelijke en aantoonbare kosten die Verwerkingsverantwoordelijke heeft gemaakt ter voorkoming of beperking van de directe schade zoals in dit artikel bedoeld.
Onder indirecte schade wordt verstaan alle schade die geen directe schade is en daarmee in ieder geval, maar niet beperkt tot, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade door het niet bepalen van marketingdoeleinden, schade verband houdende met het gebruik van door Verwerkingsverantwoordelijke voorgeschreven gegevens of databestanden, of verlies, verminking of vernietiging van gegevens of databestanden.
De in dit artikel bedoelde uitsluitingen en beperkingen komen te vervallen indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet van Verwerker of haar bedrijfsleiding.
Tenzij nakoming door Verwerker blijvend onmogelijk is, ontstaat de aansprakelijkheid van Verwerker wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst slechts indien Verwerkingsverantwoordelijke de Verwerker onverwijld schriftelijk in gebreke stelt, waarbij een redelijke termijn voor de zuivering van de tekortkoming wordt gesteld, en Verwerker ook na die termijn toerekenbaar blijft tekortschieten in de nakoming van haar verplichtingen. De ingebrekestelling dient een zo volledig en gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, opdat Verwerker in de gelegenheid wordt gesteld adequaat te reageren.
Iedere vordering tot schadevergoeding door Verwerkingsverantwoordelijke tegen Verwerker die niet gespecificeerd en expliciet is gemeld, vervalt door het enkele verloop van twaalf (12) maanden na het ontstaan van de vordering.
12. Duur en beëindiging
Deze Verwerkersovereenkomst komt tot stand door ondertekening van Partijen en op de datum van de laatste ondertekening.
Deze Verwerkersovereenkomst is aangegaan voor de duur zoals bepaald in de hoofdovereenkomst tussen Partijen en bij gebreke daarvan in ieder geval voor de duur van de samenwerking.
Zodra de Verwerkersovereenkomst, om welke reden en op welke wijze dan ook, is beëindigd, zal Verwerker alle persoonsgegevens die bij haar aanwezig zijn in originele of kopievorm retourneren aan Verwerkingsverantwoordelijke, en daarna deze en eventuele kopieën daarvan verwijderen en/of vernietigen.
Partijen mogen deze overeenkomst alleen wijzigen met wederzijdse instemming.
13. Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht.
Alle geschillen, welke tussen Partijen mochten ontstaan in verband met de Verwerkersovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter voor het arrondissement waarin Verwerker gevestigd is.
Op alle geleverde diensten zijn de algemene voorwaarden van Autoflex van toepassing. Een kopie wordt op aanvraag toegezonden.
Bijlage 1: Specificatie ingeschakelde derden of onderaannemers
Verwerker zal in het kader van 5.1 van de Verwerkersovereenkomst, de volgende derden of onderaannemers inschakelen:
Het hosten van Autoflex 9 en samenhangende diensten zoals back-upvoorzieningen worden gedaan door Speyk B.V. te Veenendaal. Autoflex 9 wordt gehost in het datacentrum Bit te Ede.
Het hosten van Autoflex 10 en samenhangende diensten zoals back-upvoorzieningen worden gedaan door DirectICT te Den Ham. Autoflex 10 wordt gehost in het datacentrum Previder BV te Hengelo.
Het hosten van de acceptatie omgeving van Autoflex 10 en samenhangende diensten zoals back-upvoorzieningen worden gedaan door DigitalOcean LLC te New York. De acceptatie omgeving van Autoflex 10 wordt gehost in het datacentrum AMS3 van DigitalOcean LLC te Amsterdam.